Naar inhoud
KlantenportaalPlan een gesprek
EkoonAIBijgewerkt op

Gegevens uit pdf's en mails automatisch uitlezen

Documentverwerking met AI betekent dat bestelbonnen, formulieren, attesten en leveringsbonnen automatisch worden herkend en uitgelezen, en dat de gegevens klaarstaan in uw programma. Ekoon bouwt dit voor kmo's met een controlescherm: een collega kijkt na wat afwijkt of onzeker is, voor iets wordt weggeschreven.

Plan een gratis kennismakingWelk document typt uw team over?
  • Vaste prijs per fase
  • Een mens beslist
  • Broncode voor u

leveringsbon_scan.pdf

DocumenttypeLeveringsbonJuist
KlantBestaat in het CRMJuist
Referentie en artikelsUitgelezenJuist
DatumOnzeker, slechte scanNakijken
Na akkoord weggeschreven en gearchiveerd met de juiste naam.

Herkent u dit?

Links hoe het vandaag vaak loopt, rechts wat er verandert als dit automatisch gaat, met een mens die beslist waar het telt.

  1. Vandaag: Pdf links, programma rechts

    Uw team leest gegevens van een pdf of scan en typt ze over in het ERP, het CRM of Excel. Veld per veld.

    Met Ekoon: De velden staan al klaar

    Het documenttype wordt herkend en de afgesproken velden worden uitgelezen. Uw team kijkt na in plaats van over te typen.

  2. Vandaag: Tikfouten sluipen erin

    Een cijfer verkeerd overgenomen, een referentie vergeten. Het valt pas op als er later iets niet klopt.

    Met Ekoon: Gecontroleerd tegen uw gegevens

    Bestaat de klant? Klopt het artikelnummer? Wat niet klopt of onzeker is, komt bij een collega terecht.

  3. Vandaag: Bij drukte stapelt het op

    Op piekmomenten liggen er stapels documenten te wachten, en de achterstand groeit.

    Met Ekoon: Geen stapel meer

    Documenten worden verwerkt zodra ze binnenkomen, en elk document wordt gearchiveerd met de juiste naam.

Herkent u minstens één van deze? Dan is dit een goed instapproject. We bekijken het samen, gratis en vrijblijvend.

Plan een gesprek

Probeer het zelf

Welk document typt uw team over?

Kies een documenttype en zie welke velden worden uitgelezen. Wat onzeker is, gaat altijd naar een collega.

Bestellingen van klanten, als pdf of scan.

  • KlantUitgelezen
  • ReferentieUitgelezen
  • Artikels en hoeveelhedenNakijken
  • LeverdatumUitgelezen

Eén documenttype is het instapproject.

Start met de bestelbon

Zo werkt het, stap voor stap

Wie doet wat, en in welke volgorde. Klik op een stap om ze uit te lichten. De donkere stappen zijn altijd een mens.

Klant, collega of bronWat binnenkomt of wat iemand doet
SoftwareGebeurt automatisch
Mens beslistUw team kijkt na en beslist
Stap 1 van 7, binnenBinnenkomenEen document komt binnen via mail, upload of scanmap.
  1. Binnen

    Binnenkomen

    Een document komt binnen via mail, upload of scanmap.

  2. Automatisch

    Herkennen

    Het documenttype wordt herkend.

  3. Automatisch

    Uitlezen

    De afgesproken velden worden uitgelezen: klant, referentie, artikels, data.

  4. Automatisch

    Controleren

    Bestaat de klant? Klopt het artikelnummer?

  5. Mens beslist

    Nakijken

    Afwijkingen en onzekere velden komen in een controlescherm.

  6. Automatisch

    Wegschrijven

    Na akkoord gaan de gegevens naar het programma, en het document wordt gearchiveerd.

  7. Automatisch

    Logboek

    U ziet wat verwerkt is en wie het heeft nagekeken.

Gaat het bij u ook zo, of net een beetje anders?In een gratis kennismaking bekijken we samen uw werkwijze. U zit nergens aan vast.

Plan een gesprek

In het kort

Past dit bij uw bedrijf? Alles wat u moet weten, op één scherm.

Wat het doet
Bestelbonnen, formulieren en attesten uitgelezen en klaargezet in uw programma.
Voor wie
  • Groothandel
  • Productie
  • Transport
  • Bouw
  • Vastgoed
  • Vrije beroepen
Waar u zelf beslist
  • Nakijken. Afwijkingen en onzekere velden komen in een controlescherm.
Werkt met uw programma's
  • Microsoft Outlook
  • Gmail
  • SharePoint
  • OneDrive
  • Google Drive
  • Dropbox
  • Microsoft Teams
  • Odoo
  • En veel meer

Voorbeelden. Heeft uw programma een API, een export of een mailbox, dan koppelen we er meestal mee.

Hoe u begint

Eén documenttype eerst

Bijvoorbeeld de bestelbonnen van uw vijf grootste klanten, uitgelezen naar een controlelijst in Excel of SharePoint.

Wat het kost

Een vaste prijs per fase

U weet vooraf wat elke fase kost. De kennismaking is gratis en vrijblijvend.

Vraag een prijs
Uw gegevens

Bij voorkeur in de EU

Bij de oplevering krijgt u de broncode en de documentatie. U zit nergens aan vast.

Waar de mens beslist en wat het niet doet

Een mens beslist

In het begin boekt de software niets zonder controle. Afwijkingen en onzekere velden komen altijd bij een collega. U bepaalt welke velden en controleregels er zijn.

Wat het niet doet

Het systeem schrijft niet weg wat het niet zeker herkent. Gevoelige documenten, zoals medische stukken of identiteitsbewijzen, verwerken we pas na een privacyanalyse. Een slechte scan blijft moeilijk, en dan zegt het systeem dat.

Documenten worden verwerkt in de EU of in uw eigen Microsoft 365- of Google-omgeving.

Werkt met wat u al hebt

Dit zijn voorbeelden van koppelingen. Ekoon koppelt met veel meer programma's: heeft uw programma een API, een export of een mailbox, dan kunnen we er meestal mee werken. Welke koppeling bij u past, bekijken we samen in de analyse.

Wat u voorbereidt

  • 20 tot 50 voorbeelden per documenttype
  • De velden die u nodig hebt en de regels om ze te controleren
  • Wie de controle doet

Hoe we succes meten

We spreken vooraf af wat we meten. Een belofte in uren geven we niet.

  • Documenten zonder correctie
  • Tijd van binnenkomst tot verwerkt
  • Fouten in het programma
  • Achterstand bij drukte

Vragen die we vaak krijgen

Ja. Daarom werkt AI hier beter dan vaste sjablonen. Wat afwijkt, gaat naar de controle.

Zo bouwen we het

  1. 01

    Analyse

    We verzamelen voorbeelden per documenttype.

  2. 02

    Prototype

    Eerst één documenttype.

  3. 03

    Bouw

    Het controlescherm en de koppeling met uw programma.

  4. 04

    Test

    Op echte aantallen, zoals ze bij u binnenkomen.

  5. 05

    Oplevering

    Met broncode en documentatie.

  6. 06

    Nazorg

    We passen aan als een leverancier een nieuwe lay-out gebruikt.

Klein beginnen

Eén documenttype eerst

Bijvoorbeeld de bestelbonnen van uw vijf grootste klanten, uitgelezen naar een controlelijst in Excel of SharePoint.

Plan een gratis kennismakingOf mail naar info@ekoonict.be

Verder lezen

Alles over EkoonAIAlle use casesCases
Past dit bij uw bedrijf? Gratis kennismaking.Plan een gesprek