Naar inhoud
KlantenportaalPlan een gesprek
EkoonFlowBijgewerkt op

Bestellingen automatisch in uw ERP, zonder overtypen

Bestellingen automatisch in het ERP betekent dat orders die per mail, pdf of webformulier binnenkomen, worden uitgelezen, gecontroleerd tegen uw stamgegevens en als order in uw ERP gezet. Ekoon bouwt dit voor groothandels en producenten, met een controlelijst waar een collega elke afwijking nakijkt.

Plan een gratis kennismakingVan mail tot order, in vier stappen
  • Vaste prijs per fase
  • Een mens beslist
  • Broncode voor u

bestelling_per_mail.pdf

KlantKlantnummer gevondenJuist
Artikel 1 en 2Gekoppeld aan het ERPJuist
Artikel 3Onbekend artikelnummerNakijken
LeverdatumHerkendJuist
Conceptorder klaar in het ERP. Eén regel wacht op een collega.

Probeer het zelf

Van mail tot order, in vier stappen

Scroll mee en zie wat er gebeurt met één bestelling, van de mail van uw klant tot de order in uw ERP.

  1. Een klant mailt een bestelling

    Als pdf, in een Excel-lijst of gewoon in de tekst van de mail. De mail komt binnen in een vaste mailbox.

  2. De bestelling wordt uitgelezen

    Klant, artikels, hoeveelheden en leverdatum worden herkend en gekoppeld aan de stamgegevens in uw ERP.

  3. Een collega kijkt na wat afwijkt

    Een onbekend artikel, een ongewone hoeveelheid of een nieuwe klant komt op een controlelijst. De rest gaat door.

  4. De order staat in het ERP

    Na akkoord wordt de order aangemaakt en krijgt de klant een orderbevestiging.

Herkent u dit?

Links hoe het vandaag vaak loopt, rechts wat er verandert als dit automatisch gaat, met een mens die beslist waar het telt.

  1. Vandaag: Overtypen, regel per regel

    Elke bestelling die per mail of pdf binnenkomt, typt een collega met de hand over in het ERP. Artikel per artikel, hoeveelheid per hoeveelheid.

    Met Ekoon: De bestelling staat er al

    Klant, artikels en leverdatum worden uitgelezen en als conceptorder in het ERP gezet. Uw collega keurt goed in plaats van over te typen.

  2. Vandaag: Drukte betekent achterstand

    Op maandag of voor een feestdag stapelen de bestellingen zich op, en klanten wachten langer op hun bevestiging.

    Met Ekoon: Elke bestelling meteen verwerkt

    Ook op drukke dagen wordt elke bestelling meteen uitgelezen, en de klant krijgt sneller zijn orderbevestiging.

  3. Vandaag: Fouten zie je pas bij de levering

    Een verkeerd artikelnummer of een tikfout in de hoeveelheid valt pas op als de klant belt dat er iets niet klopt.

    Met Ekoon: Afwijkingen vallen vooraf op

    Een onbekend artikel of een ongewone hoeveelheid komt op een controlelijst, voor de order het ERP in gaat.

Herkent u minstens één van deze? Dan is dit een goed instapproject. We bekijken het samen, gratis en vrijblijvend.

Plan een gesprek

Zo werkt het, stap voor stap

Wie doet wat, en in welke volgorde. Klik op een stap om ze uit te lichten. De donkere stappen zijn altijd een mens.

Klant, collega of bronWat binnenkomt of wat iemand doet
SoftwareGebeurt automatisch
Mens beslistUw team kijkt na en beslist
Stap 1 van 7, binnenBinnenkomenDe bestelling komt binnen in een vaste mailbox of via een formulier.
  1. Binnen

    Binnenkomen

    De bestelling komt binnen in een vaste mailbox of via een formulier.

  2. Automatisch

    Uitlezen

    Klant, artikels, hoeveelheden en leverdatum worden herkend.

  3. Automatisch

    Koppelen

    Klant- en artikelnummers worden gekoppeld aan de stamgegevens in het ERP.

  4. Automatisch

    Controleren

    Voorraad en prijs worden nagekeken.

  5. Mens beslist

    Afwijkingen nakijken

    Een onbekend artikel, een ongewone hoeveelheid of een nieuwe klant komt op een controlelijst.

  6. Automatisch

    Order aanmaken

    Goedgekeurde orders komen in het ERP.

  7. Automatisch

    Bevestigen

    De klant krijgt een orderbevestiging, vanuit het ERP of vanuit de flow.

Gaat het bij u ook zo, of net een beetje anders?In een gratis kennismaking bekijken we samen uw werkwijze. U zit nergens aan vast.

Plan een gesprek

Waar de mens beslist en wat het niet doet

Een mens beslist

In het begin kijkt een collega elke order na. Daarna alleen wat afwijkt: een onbekend artikel, een ongewone hoeveelheid, een nieuwe klant. U bepaalt de regels voor wat afwijkt.

Wat het niet doet

De flow verandert niets aan uw prijzen of stamgegevens. Ze krijgt alleen de schrijfrechten in het ERP die ze nodig heeft. Faalt de koppeling, dan blijft de bestelling op de lijst staan en krijgt u een melding.

Bestellingen worden verwerkt in de EU. Kloppen de stamgegevens in het ERP niet, dan klopt de koppeling ook niet; dat bekijken we in de analyse.

In het kort

Past dit bij uw bedrijf? Alles wat u moet weten, op één scherm.

Wat het doet
Bestellingen per mail, pdf of formulier staan na controle als order in uw ERP.
Voor wie
  • Groothandel
  • Productie
  • Voeding
  • Technische handel
Waar u zelf beslist
  • Afwijkingen nakijken. Een onbekend artikel, een ongewone hoeveelheid of een nieuwe klant komt op een controlelijst.
Werkt met uw programma's
  • Odoo
  • Exact Online
  • Dynamics 365
  • Microsoft Outlook
  • Gmail
  • Microsoft Excel
  • Google Sheets
  • SharePoint
  • En veel meer

Voorbeelden. Heeft uw programma een API, een export of een mailbox, dan koppelen we er meestal mee.

Hoe u begint

De drie grootste klanten eerst

Bestellingen van uw drie grootste klanten komen automatisch als conceptorder in het ERP. Een collega keurt ze goed.

Wat het kost

Een vaste prijs per fase

U weet vooraf wat elke fase kost. De kennismaking is gratis en vrijblijvend.

Vraag een prijs
Uw gegevens

Bij voorkeur in de EU

Bij de oplevering krijgt u de broncode en de documentatie. U zit nergens aan vast.

Werkt met wat u al hebt

Dit zijn voorbeelden van koppelingen. Ekoon koppelt met veel meer programma's: heeft uw programma een API, een export of een mailbox, dan kunnen we er meestal mee werken. Welke koppeling bij u past, bekijken we samen in de analyse.

Vragen die we vaak krijgen

Ja. Precies daarom lezen we met AI uit en niet met vaste sjablonen. Wat de flow niet zeker herkent, gaat naar de controlelijst.

Zo bouwen we het

  1. 01

    Analyse

    We bekijken hoe bestellingen binnenkomen en hoe uw stamgegevens eruitzien.

  2. 02

    Prototype

    Eerst voor één klantgroep.

  3. 03

    Bouw

    De koppeling met het ERP, in een testomgeving.

  4. 04

    Test

    De flow draait naast de manuele invoer, zodat u kunt vergelijken.

  5. 05

    Oplevering

    Met broncode en documentatie.

  6. 06

    Nazorg

    We passen aan als een klant anders begint te bestellen.

Wat u voorbereidt

  • Voorbeelden van bestellingen
  • Artikelcodes en klantcodes
  • Uw regels voor wat een afwijking is
  • Een testomgeving van het ERP

Hoe we succes meten

We spreken vooraf af wat we meten. Een belofte in uren geven we niet.

  • Doorlooptijd van mail tot order
  • Orders zonder correctie
  • Orderfouten
  • Achterstand bij drukte

Klein beginnen

De drie grootste klanten eerst

Bestellingen van uw drie grootste klanten komen automatisch als conceptorder in het ERP. Een collega keurt ze goed.

Plan een gratis kennismakingOf mail naar info@ekoonict.be

Verder lezen

Alles over EkoonFlowAlle use casesCases
Past dit bij uw bedrijf? Gratis kennismaking.Plan een gesprek