Naar inhoud
KlantenportaalPlan een gesprek
EkoonFlowBijgewerkt op

Documenten opvragen bij nieuwe klanten, tot het dossier compleet is

Klant-onboarding met automatische opvolging betekent dat een nieuwe klant een checklist en een veilige uploadlink krijgt, en dat ontbrekende documenten automatisch opnieuw worden opgevraagd tot het dossier compleet is. Ekoon bouwt dit voor kantoren en makelaars; een medewerker keurt elk document goed.

Plan een gratis kennismakingStel de checklist voor een nieuw dossier samen
  • Vaste prijs per fase
  • Een mens beslist
  • Broncode voor u
3 van 5documenten binnen voor een nieuw dossier
IdentiteitsbewijsGoedgekeurd
Ondertekende opdrachtGoedgekeurd
BankattestNakijken
StatutenOntbreekt
VolmachtOntbreekt
Automatische herinneringBeste klant, we missen nog twee documenten. U kunt ze hier veilig opladen.Veilige uploadlink

Probeer het zelf

Stel de checklist voor een nieuw dossier samen

Vink aan welke documenten u nodig hebt. U ziet meteen de welkomstmail die uw klant krijgt, met de veilige uploadlink.

Stel de checklist voor een nieuw dossier samen

Welkom bij uw kantoorautomatische welkomstmail

Beste klant, welkom. Om uw dossier te starten hebben we deze documenten nodig:

  • Identiteitsbewijs
  • Ondertekende opdracht
  • Bankattest
Veilig opladen

Ontbreekt er iets, dan krijgt u een vriendelijke herinnering. Een medewerker keurt elk document goed.

Uw keuze staat al in het bericht. Gratis kennismaking.

Bespreek uw checklist

Herkent u dit?

Links hoe het vandaag vaak loopt, rechts wat er verandert als dit automatisch gaat, met een mens die beslist waar het telt.

  1. Vandaag: Wachten op dat ene document

    Het dossier kan niet starten omdat er nog een identiteitsbewijs of een ondertekende opdracht ontbreekt.

    Met Ekoon: De klant weet meteen wat nodig is

    Een nieuwe klant krijgt vanaf de eerste dag een duidelijke checklist en een veilige uploadlink.

  2. Vandaag: Mailen, en nog eens mailen

    Collega's sturen herinnering na herinnering, elk op hun eigen manier en zonder overzicht.

    Met Ekoon: Herinneringen gaan vanzelf

    Wat ontbreekt, wordt vriendelijk en automatisch opnieuw gevraagd, in de toon die u kiest.

  3. Vandaag: Niemand heeft het overzicht

    Welke documenten zijn binnen en welke nog niet? Daarvoor moet iemand de mailbox doorzoeken.

    Met Ekoon: Eén blik volstaat

    Per dossier ziet u wat binnen is, wat goedgekeurd is en wat nog ontbreekt. Een medewerker keurt elk document goed.

Herkent u minstens één van deze? Dan is dit een goed instapproject. We bekijken het samen, gratis en vrijblijvend.

Plan een gesprek

Zo werkt het, stap voor stap

Wie doet wat, en in welke volgorde. Klik op een stap om ze uit te lichten. De donkere stappen zijn altijd een mens.

Klant, collega of bronWat binnenkomt of wat iemand doet
SoftwareGebeurt automatisch
Mens beslistUw team kijkt na en beslist
Stap 1 van 6, binnenDossier aanmakenEen nieuw dossier wordt aangemaakt in uw CRM of praktijkpakket.
  1. Binnen

    Dossier aanmaken

    Een nieuw dossier wordt aangemaakt in uw CRM of praktijkpakket.

  2. Automatisch

    Welkom

    De klant krijgt een welkomstmail met een veilige uploadlink en een checklist.

  3. Binnen

    Uploaden

    De klant laadt zijn documenten op; het type wordt herkend en afgevinkt.

  4. Automatisch

    Herinneren

    Wat ontbreekt, wordt vriendelijk en automatisch opnieuw gevraagd.

  5. Mens beslist

    Goedkeuren

    Een medewerker keurt de documenten goed: leesbaar en geldig.

  6. Automatisch

    Compleet

    Is het dossier compleet, dan krijgt de verantwoordelijke een seintje.

Gaat het bij u ook zo, of net een beetje anders?In een gratis kennismaking bekijken we samen uw werkwijze. U zit nergens aan vast.

Plan een gesprek

Waar de mens beslist en wat het niet doet

Een mens beslist

Een medewerker keurt elk document goed. U bepaalt de checklist per dossiertype en de toon van de herinneringen. Wettelijke controles, zoals de antiwitwasverplichtingen, blijven bij uw kantoor.

Wat het niet doet

De herkenning is een hulp, geen goedkeuring. Het systeem keurt geen identiteitsdocument of financieel stuk zelf goed. Het stuurt geen herinnering buiten de regels die u vastlegt.

Identiteitsdocumenten en financiële stukken zijn gevoelig: ze staan in uw eigen omgeving of in beveiligde opslag in de EU, met een logboek van wie ze bekeek en een vaste bewaartermijn.

In het kort

Past dit bij uw bedrijf? Alles wat u moet weten, op één scherm.

Wat het doet
Een checklist en een veilige uploadlink, tot het dossier compleet is.
Voor wie
  • Boekhouders
  • Advocaten
  • Notariskantoren
  • Makelaars
  • Syndici
  • Verzekeringsmakelaars
  • Architecten
Waar u zelf beslist
  • Goedkeuren. Een medewerker keurt de documenten goed: leesbaar en geldig.
Werkt met uw programma's
  • SharePoint
  • OneDrive
  • Google Drive
  • Dropbox
  • Nextcloud
  • Microsoft Outlook
  • Gmail
  • Microsoft Teams
  • En veel meer

Voorbeelden. Heeft uw programma een API, een export of een mailbox, dan koppelen we er meestal mee.

Hoe u begint

Eén dossiertype

Een uploadlink met checklist en automatische herinneringen, voor één soort dossier.

Wat het kost

Een vaste prijs per fase

U weet vooraf wat elke fase kost. De kennismaking is gratis en vrijblijvend.

Vraag een prijs
Uw gegevens

Bij voorkeur in de EU

Bij de oplevering krijgt u de broncode en de documentatie. U zit nergens aan vast.

Werkt met wat u al hebt

Dit zijn voorbeelden van koppelingen. Ekoon koppelt met veel meer programma's: heeft uw programma een API, een export of een mailbox, dan kunnen we er meestal mee werken. Welke koppeling bij u past, bekijken we samen in de analyse.

Wat u voorbereidt

  • De checklists per dossiertype
  • De mails die u nu stuurt
  • Uw regels voor bewaren

Hoe we succes meten

We spreken vooraf af wat we meten. Een belofte in uren geven we niet.

  • Tijd tot een dossier compleet is
  • Herinneringen die nog met de hand gaan
  • Dossiers die vastzitten
  • Tevredenheid van klanten

Vragen die we vaak krijgen

Voor de klant misschien. Maar het is minder veilig, en u verliest het overzicht.

Zo bouwen we het

  1. 01

    Analyse

    De checklists per dossiertype.

  2. 02

    Prototype

    De uploadflow, zoals uw klant hem ziet.

  3. 03

    Bouw

    De herkenning en de herinneringen.

  4. 04

    Test

    Met echte dossiers.

  5. 05

    Oplevering

    Met broncode en documentatie.

  6. 06

    Nazorg

    We passen checklists en mails aan waar nodig.

Klein beginnen

Eén dossiertype

Een uploadlink met checklist en automatische herinneringen, voor één soort dossier.

Plan een gratis kennismakingOf mail naar info@ekoonict.be

Verder lezen

Alles over EkoonFlowAlle use casesCases
Past dit bij uw bedrijf? Gratis kennismaking.Plan een gesprek